E-Mails mit Windows Live Mail senden & abholen Signatur in Windows Live Mail Geschäftliche E-Mails richtig schreiben
Quelle: www.vidorial.com
Schritt 1: Konto einrichten
Beginnen wir mit der Einrichtung eines Kontos. Klicken Sie dazu im linken Bereich auf E-Mail-Konto hinzufügen. Für die kommenden Schritte benötigen Sie die Vorgaben Ihres Mailadressen-Anbieters. Ob GMX, Hotmail oder die Mailadresse Ihres Internet-Providers - es sind immer verschiedene Einstellungen zu tätigen. Setzten Sie ein Häkchen vor den Eintrag ganz unten, um die Servereinstellungen manuell zu konfigurieren. Ergänzen Sie die Felder Posteingangs- und Postausgangsserver mit den Einstellungen ihres Anbieters. Ob der Postausgangsserver eine Authentifizierung verlangt, hängt ebenfalls von den Anforderungen des Providers ab. Bestätigen Sie mit Weiter und anschließend mit Fertigstellen. Ist das Konto eingerichtet, prüfen Sie, ob neue Mails in Ihrem Postfach liegen. Klicken Sie hierfür auf Synchronisieren. Erscheint dieses Fenster, dann überprüfen Sie nochmals Ihren Benutzernamen bzw. Ihr Kennwort. Wahrscheinlich ist ein Eingabefehler unterlaufen.
Schritt 2: Spam-Mails
Windows Live Mail hat eine Spam- bzw. Junk-E-Mail erkannt. Es kann hin und wieder vorkommen, dass Mails zu Unrecht im Junk-Ordner landen ? auf diese Tatsache will das Programm mit Hilfe dieses Fensters hinweisen. Zu Spam-Mails und deren Behandlung kommen wir aber zu einem späteren Zeitpunkt zurück. Wurde eine Mail einmal angeklickt, wird sie als gelesen gekennzeichnet. Ziehen Sie E-Mails bei gedrückter Maustaste in den Ordner Gelöschte Objekte - wenn sie nicht mehr benötigt werden. Der Ordner Junk-E-Mail gleich darüber beinhaltet unerwünschte Werbe- und Spam-E-Mails. Wie vorhin erwähnt, kann es passieren, dass Mails fälschlicherweise in diesen Ordner gelangen. Darum sollten Sie in regelmäßigen Abständen einen kurzen Blick in diesen Ordner werfen. Ziehen Sie in diesem Fall die Mail bei gedrückter Maustaste in den Ordner Posteingang. Der Junk-Ordner ist nun leer. Umgekehrt ist es trotz des Filters möglich das Spam-Mails in den Posteingang gelangen. Wählen Sie in der obigen Funktionsleiste die Schaltfläche Junk-E-Mail - und die Mail wird dorthin verschoben.
Schritt 3: Emails merken
In dieser Mail erinnert Sie Lukas an Ihr Treffen um 18 Uhr. Damit Sie es nicht vergessen, tragen Sie den Termin in den integrierten Kalender ein. Wählen Sie hierfür die Schaltfläche Zum Kalender hinzufügen. Ändern Sie falls nötig das Datum und entfernen Sie das Häkchen vor Ganztägig um eine Zeitangabe zu ermöglichen. Um die Termineingabe abzuschließen, klicken Sie auf Speichern & Schließen. Eine einfache, aber gute Art sich besonders wichtige Mails zu merken, wird durch die kleinen Flaggen geboten. Klickt man darauf, ändern sie ihre Farbe und sind somit sofort erkennbar.
Schritt 4: Email weiterleiten
Mit Hilfe der Schaltfläche Weiterleiten kann eine Nachricht die man von einer Person erhalten hat, an eine weitere Person gesendet werden. Im Textfeld An: wird die Adresse des Empfängers eingegeben. Der Inhalt der zuvor erhaltenen Nachricht wird nach dem Text Ihrer Mail angefügt. Natürlich sollte auch in E-Mails auf die korrekte Rechtschreibung geachtet werden. Um die E-Mail zu versenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.
Schritt 5: Email beantworten
Mit der Schaltfläche Antworten kann, wie der Name schon verrät, direkt auf Mails geantwortet werden. Der Nachrichtenverlauf bleibt in jeder weiteren Mail gespeichert und eine erneute Eingabe der Kontaktadresse ist nicht nötig. Einfach wieder den gewünschten Text eingeben und auf Senden klicken.
Schritt 6: Neue Mail erstellen
Die wohl wichtigste Funktion eines E-Mail-Clients ist die Versendung einer neu erstellten Mail. Im Textfeld ganz oben ist wiederum die Adresse des Empfängers einzufügen. In der Betreffzeile soll der Inhalt der Mail in einigen Wörtern beschrieben werden. In diesem Fall sind wohl die 3 Fragezeichen am besten. Setzen Sie den Textcursor in Textfeld und beginnen Sie drauflos zu schreiben. Emoticons können entweder durch Zeichen, wie zB. durch "Doppelpunkt Klammer zu" erzeugt oder durch die Smiley-Schaltfläche oberhalb ausgewählt werden. Man hat auch die Möglichkeit sie in der Größe zu verändern, was allerdings mit einem Qualitätsverlust einhergeht. Der geschriebene Text lässt sich jederzeit durch diese Leiste verändern. Allerdings hat es sich eingebürgert eine E-Mail nicht zu sehr mit verschiedenen Schriften, Auszeichnungen und Farben zu verzieren. Um eine Datei anzuhängen, klicken Sie auf Anfügen. Wählen Sie den Ordner und bestätigen Sie nach Auswahl der Datei mit Öffnen. Die Datei wurde hinzugefügt. Unter Fotos hinzufügen werden die Foto-Dateien nicht angefügt - das Bild wird direkt in der Mail eingebettet. Solche Bilder lassen sich mit Rahmen- und Korrektureinstellungen verschönern. Klicken Sie auf Senden, wenn die Mail keinen Bearbeitungsbedarf mehr hat.
Schritt 7: Programmlayout verändern
Windows Live Mail lässt sich in Form und Gestalt komplett an die Wünsche des Benutzers anpassen. Ziehen Sie an den Kanten der Teilbereiche um deren Größe zu verändern. Um das Layout grundlegend zu ändern, verwenden Sie die Schaltfläche Menüs. Menüleiste anzeigen blendet das altbekannte Menü wieder ein. Der Vorteil ist, dass man dadurch viel mehr Funktionen zur Auswahl hat. Unter Menüs > Layout findet man die eigentlichen Layout-Optionen. Der Lesebereich des Programms wird aktuell rechts neben der Nachrichtenliste angezeigt. Wer will, kann ihn ausblenden oder unterhalb anzeigen lassen. Um aber die Schnell-Ansicht von E-Mails zu gewährleisten, empfehlen wir den Lesebereich anzuzeigen. In der Nachrichtenliste können die einzelnen Felder 2-zeilig oder 1-zeilig dargestellt werden. Die zweizeilige Ausführung bietet natürlich mehr Informationen auf den ersten Blick. Der Ordnerbereich wird momentan durch den jeweiligen Namen gekennzeichnet. Er lässt sich aber auch mit Hilfe kleiner Bild-Schaltflächen darstellen. Verwenden Sie Speicherordner um wichtige E-Mails zu archivieren. Mit Schnellansichten finden Sie sich im Mail-Dschungel leichter zurecht. Die gesamten Einstellungen im Layout-Fenster sind je nach Belieben und Gewohnheit zu tätigen. Nur so kann ein effektives Arbeiten gewährleistet werden. Die Kopfzeile enthält Infos über den Absender der Mail. Wenn Sie diese ausblenden, wird nur mehr der Inhalt der Nachricht angezeigt. Klicken Sie auf OK um die Einstellungen zu bestätigen.
Schritt 8: Nach Mails suchen
Um rasch nach einer bestimmten Mail zu suchen, geben Sie entweder den Namen bzw. die Mailadresse des Absenders oder den Betreff einer Nachricht in das Suchfeld ein. Zusätzlich kann entschieden werden, in welchen Ordnern gesucht werden soll. Versuchen Sie auch andere Farben, damit Windows Live Mail noch freundlicher und moderner wirkt.
Schritt 9: Kalendereinträge
Links unten findet man weitere Funktionen des Programms. Mit dem integrierten Kalender ist ein geplanter Tagesablauf garantiert. Wählen Sie das richtige Datum und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Ein Eintrag lässt sich unter Neues Ereignis... hinzufügen. Ergänzen Sie die Textfelder um den Termin zu beschreiben. Ebenfalls können Kontakte hinzugefügt werden. Dadurch erspart man sich z.B. das Merken langer Mail-Adressen.
Schritt 10: Kontakte speichern
Windows Live Mail kann natürlich auch mit Windows Live verbunden werden. Melden Sie sich an, um Kontakte mit Ihrer Internet-Datenbank zu synchronisieren. Hier lässt sich der Kontakt ziemlich genau beschreiben. Am wichtigsten werden allerdings die Felder Vorname, Nachname und E-Mail sein. Bestätigen Sie mit Kontakt hinzufügen und die Informationen der Person werden gespeichert.
Schritt 11: Junk-Email-Filter einstellen
Die Menüleiste enthält wie vorhin beschrieben viele Einstellungsmöglichkeiten. Seit einigen Jahren wird sie jedoch ersetzt von moderneren Leisten, wie z.B. jene darunter. Will man aber in die Filtereinstellungen für Junk-Mails eingreifen oder andere Feinheiten des Programms justieren, kommt man um diese Leiste nicht herum. Klicken Sie im Menü Aktionen auf Junk-E-Mail > Sicherheitsoptionen... In diesem Fenster kann der Grad des Junk-Mail-Schutzes festgelegt werden. Das Programm ist auf Niedrig voreingestellt. Entscheiden Sie sich für eine Option, nachdem Sie den jeweiligen Erklärungstext gelesen haben.
Schritt 12: Email-Konto hinzufügen
Manchmal nutzen mehrere Personen denselben Computer, verwenden aber unterschiedliche E-Mail-Adressen. Mit der Schaltfläche E-Mail-Konto hinzufügen können Sie ganz einfach mehrere E-Mail-Konten anlegen. Wie schon am Anfang des Workshops erwähnt, sind hier die Einstellungen vom Mail-Adressen-Anbieter abhängig. Eines der beiden eingerichteten Konten muss als Standard-Konto bestimmt werden. Treffen Sie hier Ihre Entscheidung. Nach einem Klick auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche Synchronisieren kann man zwischen den einzelnen Konten auswählen oder sich für alle Konten entscheiden. In der Ordnerliste sind die beiden Konten aufgelistet.
